Lelia Lascu, Senior Consultant Grants & Project Development in cadrul VAPRO Romania a prezentat pentru cotidianul online de business Wall-street cateva sfaturi practice pentru companiile care vor sa implementeze proiecte cu fonduri europene.
Va prezentam mai jos integral articolul publicat.
In clipa de fata, demararea si implementarea cu succes a proiectelor finantate din fonduri europene, este o adevarata provocare pentru multe companii, iata de ce ne-am propus sa acordam atentia cuvenita acestui subiect in randurile care urmeaza.
Dupa un efort sustinut al consultantului si al beneficiarului pentru scrierea si depunerea proiectului in timp util, dupa emotiile si perioada lunga de asteptare a rezultatelor si euforia aflarii vestii ca proiectul a fost aprobat, dupa inca 2-3 luni necesare contractarii, intr-un final, contractul de finantare este semnat! Desi companiile ar putea crede ca acum urmeaza un moment de relaxare bine meritata, de fapt din acest moment incepe adevarata provocare si etapa cea mai dificila pentru beneficiarul finantarii – implementarea proiectului, punerea in aplicare a planului scris.
Fiind un subiect arzator in perioada actuala in domeniul proiectelor finantate cu fonduri europene, ne-am propus sa prezentam cateva situatii dificile cu care se confrunta beneficarii in etapa de demarare a proiectelor si cateva recomandari pentru o implementare eficienta a acestora si pentru a reduce eventualele riscuri majore ce pot aparea, precum nerecuperarea sumelor cheltuite sau chiar rezilierea contractelor de finantare.
• Evitati amanarea si intarzierile prelungite in demararea activitatilor proiectului !
Din experienta noastra, in multe situatii companiile beneficiare au tendinta de a se relaxa dupa semnarea contractului de finantare cu autoritatile si de a amana inceperea efectiva a activitatilor prevazute in proiect, gandind ca exista timp suficient pentru implementarea proiectului. Un alt motiv des intalnit pentru demararea intarziata: beneficiarul nu stie exact cu ce trebuie sa inceapa, ce anume trebuie sa faca mai intai pentru demararea proiectului ! Am avut cateva situatii in care companiile au realizat abia in luna a 2 a sau a 3 a dupa semnarea contractului ca nu initiasera nici o activitate prevazuta in proiect in toata aceasta perioada, desi planul prevedea acest lucru!
De retinut ca din punct de vedere contractual, in functie de Programul Operational in cadrul caruia este finantat, proiectul poate incepe in ziua imediat urmatoare semnarii contractului. De cele mai multe ori, in primele 2-3 luni, planul de activitati cuprinde deja o multitudine de actiuni foarte importante (mobilizarea echipei de proiect , inceperea procedurilor de achizitii, solicitarea pre-finantarii etc) a caror intarziere pune in pericol derularea corecta a intregului proiect. In unele situatii, fara o notificare corespunzatoare a autoritatilor privind anumite intarzieri aparute, compania se poate afla chiar in situatia de a pierde finantarea, prin rezilierea contractului.
Situatii frecvent intalnite si riscuri asociate in primele luni de implementare:
• Beneficiarul nu transmite la timp catre autoritatea finantatoare primele notificari obligatorii.
• Nu sunt respectate termenele de desfasurare a activitatilor, asa cum sunt ele prevazute in calendarul atasat contractului de finantare. In acest caz, fara o notificare a autoritatii si o solicitare a aprobarii replanificarii, exista riscul major de reziliere a contractului si de pierdere a finantarii.
• Nu este respectat termenul de solicitare a prefinantarii sau de depunere a cererilor de rambursare, caz in care este necesara o instiintare a autoritatii si modificarea contractului de finantare, prin incheierea unui act aditional.
De aceea, pentru demararea si implementarea cu succes a proiectelor, recomandam :
• Inceperea imediata a activitatilor, respectand planul de implementare.
• Stabilirea unei liste cu primele actiuni concrete si primele notificari ce trebuie transmise in scris catre autoritate (ce ? cine ? cand ?).
• Intalnirea echipei interne de implementare a proiectului (la care sa participe si expertii si consultantii externi) si discutarea planului de implementare, a actiunilor concrete si a rolului fiecarui membru din proiect. Este momentul in care toti membrii echipei de proiect trebuie sa se familiarizeze si sa inteleaga cat mai bine continutul proiectului. Nu putem vorbi de o implementare de succes, daca echipa interna nu cunoaste exact ce se doreste a se realiza prin proiect si care sunt activitatile care urmeaza a fi implementate, astfel incat sa se poata urmari in fiecare moment unde se situeaza progresul activitatilor fata de graficul initial si evident, in cazul aparitiei unor deviatii, sa poata fi propuse solutii concrete de redresare.
• Atentie la solicitarea prefinantarii !
Cele mai multe companii au prevazut in cererea de finantare solicitarea unei prefinantari, pentru a-si asigura inca de la inceput numerarul necesar demararii proiectului. Ceea ce omit acestea de cele mai multe ori, este ca in cazul proiectelor de investitii (in cadrul POSCCE de exemplu), pentru solicitarea prefinantarii trebuie sa prezinte cel putin un contract cu un furnizor, de o valoare minima, prevazuta in contract (de exemplu minim 5% din valoarea eligibila a proiectului, pentru companii mari).
Asa cum mentionam anterior, am intalnit de-a lungul timpului multe situatii in care, desi prefinantarea era prevazuta a se solicita in primele luni ale proiectului (luna 2 / luna 3), companiile nu au respectat acest termen si au amanat solicitarea acesteia, din diverse motive. Cel mai intalnit motiv a fost imposibilitatea beneficiarului de a finaliza prima procedura de achizitie prevazuta in proiect si implicit, incapacitatea de a prezenta autoritatii un contract in baza caruia sa ii poata fi acordata prefinantarea. Aceasta situatie poate fi evitata, prin analiza calendarului de activitati inca din prima etapa a proiectului, operarea de modificari daca este cazul si devansarea acelor achizitii care se pot realiza mai rapid (de exemplu, pentru incheierea de contracte cu furnizori de echipamente), astfel incat in termenul planificat pentru prefinantare sa poata fi incheiat cel putin un contract de achizitie.
In cazul in care societatea este totusi in situatia de a nu-si putea respecta termenul de solicitare al prefinantarii, asa cum mentionam mai sus, ea poate modifica acest termen, prin intocmirea unui act aditional la contractul de finantare.
• Pot exista diferente semnificative intre ceea ce se putea cumpara cu banii solicitati prin proiect la momentul aplicatiei si ceea ce se poate cumpara cu aceiasi suma in momentul implementarii !
Am constatat ca exista situatii (si nu putine la numar) in care bugetul prevazut la momentul scrierii aplicatiei (si evident aprobat de Autoritate), nu mai asigura o acoperire corespunzatoare a cheltuielilor necesare pentru achizitionarea de echipamente sau altor cheltuieli prevazute in proiect. Cel mai adesea, problema este generata de diferenta de curs valutar, care inregistreaza modificari semnificative pe parcursul unui an de zile (perioada orientativa pentru evaluare si contractare). In plus, firmele beneficiare pot constata ca dupa un an, nivelul preturilor pentru echipamentele bugetate este si el mai ridicat fata de ofertele primite cu un an in urma.
Ce solutii exista pentru diminuarea acestui risc :
• Anumite masuri se pot lua la momentul scrierii aplicatiei , existand o linie in cadrul bugetului in care pot fi prevazute rezerve pentru acoperirea eventualelor diferente de curs valutar (din pacate, sunt aplicanti care nu considera oportuna sau neglijeaza utilizarea acestei facilitati in momentul scrierii aplicatiei).
• Dupa semnarea contractului de finantare, pe parcursul implementarii proiectului, exista posibilitatea operarii de modificari in structura cheltuilelilor eligibile, fiind permisa realocarea financiara atat intre liniile bugetare ale proiectului, in limita a maxim 10% din suma inscrisa initial, cat si in interiorul unei linii bugetare.
• Atentie la modificarile permise si nepermise fata de structura proiectului aprobat
• Nu sunt permise : modificari substantiale ale proiectului ; incalcarea obligatiei privind mentinerea investitiei pe o perioada de min 5 ani ; nerealizarea indicatorilor .
• Sunt permise pe baza de notificare: modificarea calendarului de activitati, in cazul in care nu se modifica termenul final de finalizare al proiectului si termenul la care vor fi depuse cererile de rambursare ; modificarea sumelor aferente cererilor de rambursare in cazul in care nu se modifica termenele de depunere a cererilor de rambursare.
• Sunt permise pe baza de act aditional la contract: modificarea calendarului de implementare , cu prelungirea termenului de finalizare a proiectului, in limita a 24 de luni (pentru proiecte poscce 1.1); modificarea termenelor de depunere a cererilor de rambursare– in acest caz sunt permise maxim 3 modificari pe toata perioada de implementare a proiectului; modificarea termenului de solicitare a prefinantarii.
In final, incheiem cu 3 recomandari pe care le consideram esentiale si pe care le facem tuturor clientilor nostri :
1. Alocati timp suficient la demararea implementarii proiectului, pentru a planifica corect resursele si activitatile proiectului. De multe ori este necesara o reevaluare si o modificare a planului initial. Insa o planificare buna in acest moment inseamna o implementare ulterioara fara probleme, mai putina bataie de cap din cauza birocratiei (orice schimbare necesita documente si justificari catre autoritate) si un risc redus de pierdere a finantarii.
2. Aveti in vedere ca sunteti un beneficiar de fonduri europene si de aceea, tot ce cumparati de la furnizori prin proiect se poate face numai prin proceduri de achizitii publice, in conformitate cu instructiunile aplicabile; orice greseala inseamna corectii financiare (in termeni mai putin tehnici, bani pierduti)
3. Implicati in implementare resurse umane competente, specializate in management de proiect, de preferabil consultanti cu experienta practica si referinte solide, care nu doar pot preveni riscuri de pierdere partiala sau totala a finantarii, ci va vor usura munca si va vor permite sa va concentrati pe devoltarea business-ului .
Lelia Lascu este Senior Consultant Grants & Project Development in cadrul VAPRO Romania si are o experienta de peste 15 ani in domeniul accesarii de fonduri europene (pre si post aderare) si in asistenta ulterioara a clientilor pentru implementarea proiectelor. Grupul olandez VAPRO detine o expertiza internationala de peste 20 de ani in consultanta pentru proiecte finantate din fonduri europene si este prezent pe piata din Romania din anul 2007. De-a lungul celor peste 5 ani de prezenta pe piata de consultanta romaneasca, VAPRO Romania a dezvoltat pentru clientii sai peste 120 proiecte, in valoare de 80 milioane EUR, avand o rata de succes de peste 85%.